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Antes de começarmos a ajudar a montar um cronograma físico da obra, é necessário que expliquemos do que ele se trata.

O cronograma físico da obra é uma das partes mais importantes de uma construção. Trata-se de uma “lista de atividades” de uma construção, nele estão inclusos todas as fases/etapas de um projeto, permitindo que o gestor tenha uma visão mais ampla do processo.

Com o cronograma é possível organizar de maneira mais eficaz o mapeamento de todas as atividades que deverão ser realizadas, além de priorizar e listar o trabalho, estimando o tempo de cada atividade, os recursos utilizados, entre outras informações necessárias, garantindo assim que a obra fique dentro do prazo estipulado previamente e que apresente ainda a qualidade esperada.

Parece bastante complexo, mas com as dicas apresentadas abaixo você verá que não há tanto segredo assim na montagem de um cronograma.

1 – Liste as atividades

Nesta etapa serão listadas todas as atividades que englobam o projeto. Isto inclui: Mão de obra, insumos, serviços hidráulicos e elétricos, quantidade de itens utilizados e qualquer serviço a mais que vá fazer parte de seu projeto, sem deixar nada de fora.

Há 4 passos que irão lhe auxiliar na montagem desta etapa:

• Analisar minuciosamente todo o projeto/plantas disponíveis;
• Desdobrar a maior atividade em atividades menores e sequenciais;
• Considerar a possibilidade de recorrer ao histórico de obras similares;
• Consultar a opinião de terceiros, desde que sejam especializados.

2 – Relacione as atividades

Após listar todas as atividades que englobam o projeto, é hora de relacioná-las, ou seja, definir a ordem correta de execução de cada atividade. Neste momento é importante ficar atento a quais atividades possuem uma relação de independência, ou seja, quais atividades dependem do término de uma atividade antecessora. Quais atividades não dependem uma com a outra, e quais atividades podem (e em alguns casos até devem) iniciar juntamente com outra atividade. É importante também antecipar no cronograma as atividades que exigem um maior tempo para serem realizadas, evitando assim gerar atrasos futuros.

Para esta etapa é necessário levar em consideração:

• Fim com Início: Atividades que começam após o término de outras;
• Início com Início: Atividades que começam juntamente com outras;
• Fim com Fim: Atividades que terminam juntamente com outras.

Um detalhe para ficar atento é o “efeito dominó”, ou seja, caso o atraso de uma atividade possa gerar um atraso em todo o cronograma é necessário uma atenção maior a esta atividade.

3 – Defina a duração das atividades

Em uma obra, a ordem é estabelecer uma ordem lógica de forma cronológica. Somente sequenciando a primeira atividade até a última (chamado de caminho crítico) é que se é possível estimar o prazo total da construção.

É nesse momento que se inicia a atuação do gestor, sendo ele o responsável por vistoriar o prazo de cada atividade, fazendo alterações em determinadas atividades conforme necessário para que se obedeça ao prazo estipulado previamente. Como por exemplo, a alocação de funcionários de uma atividade que está adiantada no cronograma, para uma atividade que encontra-se atrasada.

Para se determinar o tempo médio de cada atividade pode-se considerar:

• Estimativas específicas: Tomando como base o tempo gasto em cada atividade de obras anteriores já realizadas pela mesma construtora ou pela mesma equipe de funcionários;
• Estimativas gerais: Tomando como base o tempo médio gasto em cada atividade, a partir de dados que podem ser encontrados via internet;
• Opinião especializada:  Consultar profissionais especializados na área para obter estimativas de prazos.

Uma boa dica é não esquecer de levar em consideração as condições climáticas da época em que a obra estiver em andamento, se não mensurado previamente, isso pode acabar levando a atrasos significativos no cronograma.

4 – Imprevistos irão acontecer

Imprevistos sempre acontecem, mas isso não necessariamente irá lhe pegar de surpresa se você já estiver se preparado antes.

Imprevistos do tipo clima, atrasos na entrega de materiais, falta de mão de obra, dentre outros, podem ser facilmente contornados se você já os levar em consideração na criação do cronograma. A ideia é adicionar o fator imprevisto sempre que estiver montando o cronograma, quase como se você já estivesse se preparando para o pior. Em determinadas situações é mais fácil se preparar para imprevistos, como por exemplo caso a obra esteja sendo realizada em uma área com alto risco de desmoronamento e em uma época de fortes chuvas, neste caso em específico torna-se mais fácil para o gestor se programar previamente.

Mas claro, há alguns imprevistos que devido a baixa probabilidade de ocorrerem não há como se programar para eles, como por exemplo uma bomba explodindo na obra. Sendo assim o que irá prevalecer é a tomada rápida de decisões do gestor da obra, juntamente com a gerência, para definirem o que fazer em determinada situação.

5 – Meça resultados

Após o término da obra e após ser seguido passo a passo o cronograma, é hora do gestor comparar o resultado final com o resultado traçado inicialmente.

A obra cumpriu o prazo determinado previamente? O orçamento foi o mesmo? A quantidade de insumos gastos foi o mesmo? Houveram imprevistos? Se sim, eram imprevistos que já tinham sido levados em consideração?

Somente após uma análise minuciosa o gestor poderá focar nos resultados de todo o progresso que fez, e analisar onde errou e acertou buscando assim aprendizado para projetos futuros.

6 – Escolha um software

Nós vivemos atualmente em uma era digital, na qual não há mais a necessidade de se realizar um cronograma em uma folha por escrito. Atualmente existem diversos softwares que auxiliam o gestor na criação de um cronograma de forma prática e segura, a escolha do software certo pode ser o diferencial na criação de um cronograma.